スケジュールを組んでみたけど、締切に間に合わせることが出来なかったことはありませんか？
ADHDの傾向のある人にとっては、良くある問題かと思います。私は、そんな苦い思い出が多々あります。でも、締切に間に合わないスケジュールはスケジュールとは言えませんよね。
今回は、締切を守って仕事のできる人になるための、スケジュール管理と作成のコツをご紹介します。
１．所要時間の見積もり
作業にかかる所要時間の見積もりをします。この見積もりを誤ると無理のあるスケジュールを組んでしまい、結果的に締切に間に合わなくなってしまうので、とても重要です。例えば、
- 企画書を作成するのに半日かかると予定⇒思っていたより文章が上手く書けなくて結局1日使ってしまった。
- 資料集めに3時間かかると予定⇒良い資料が見つからず結果的に5時間かかった。
というように、大抵の物事は自分の予想通りに動くことはないので、ギリギリの時間で見積もらず、余裕を持った所要時間の見積もりをすることが大切です。
また、休憩時間も含めて所要時間を見積もると良いでしょう。
２．作業を書き出して全体を把握する
やることが多い仕事や、長期間にわたる工程の多い仕事の場合は、作業を書き出して全体を把握すると、仕事の全体量を理解でき、スケジュールを組みやすくなると思います。
作業を書き出したら、作業の順番を決めて書き直してみてください。
それができたら、作業ごとの所要時間を見積もります。
突発的な仕事を頼まれる場合もあるし、もしかしたら体調を崩して思うように仕事が進まないかもしれません。なので、必要だと思った所要時間の1.2倍程度の時間を設定して、少しバッファーを持たせています。
３．マイ締切を設定する
スケジュール作成の仕上げは締切の設定です。お願いされた仕事の締切よりも余裕を持って「マイ締切」を設定すると良いと思います。最低でも1日前に設定しておくと良いでしょう。
マイ締切に間に合うように作業ができれば、スケジュール通りに作業できたと自信に繋がりますし、実際の締切より余裕を持って提出すれば、職場からも評価されると思います。
万が一、マイ締切に間に合わなくても、実際の締切までまだ時間があるので挽回が可能になります。
４．「ホウレンソウ」でマイ締切を守る
報告・連絡・相談をまとめた言葉ですが、決めたスケジュールや進捗状況を上司と共有し、仕事の進め方などの相談を頻繁にしておくと、上司も安心しますし、締切に間に合わせようという気持ちになります。
また、突発的な出来事があり、もし間に合わなかった場合でもスケジュール変更の相談がしやすくなります。
仕事の状況によってはスケジュールに無理が生じる場合はよくあります。その時に、上司にホウレンソウをしっかりしておけば、スケジュールの変更やヘルプを入れてくれたり、助けてくれるはずですので、そういった意味でもホウレンソウはしておくと良いでしょう。
最後に
今回は、スケジュール管理と作成のコツをご紹介させていただきました。
私は、スケジュール管理がとても苦手でした。大きな原因は所要時間の見積もりが甘かったからです。その仕事だけに集中した場合の所要時間で更に休憩時間や休みも考慮しないスケジュールを組んでいたので、何度も締切に間に合わない事態が起きましたが、時間の見積もりがある程度できるようになってからは、締切に間に合わなくて困るという事はなくなりました。
それができるだけで大いに自信に繋がりますので、是非試してみてください。
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